給与明細書をWebで電子化＜最大2か月無料＞「フォーカス給与明細クラウド」

非常に無駄な工数が多く、もっと効率よく作業を行いたいと考えていました

－サービス導入前の問題や課題をお聞かせください－

<山口氏>

開業当初からずっと弥生給与を使って給与計算をし、給与明細書はドットプリンターを使って出力していました。

ただ、どうしても印字がズレてしまうといった問題だとか、他にも出力時の作業のフロー自体の手間も多くかかっていたので、そもそもドットプリンターをなくそうと思っていたんです。
レーザープリンターでの出力も一部併用してはいましたが、基本はドットプリンターでしたので、変えるのであれば電子的な方法にしようと思っていました。

給与計算は我々のような業界では、基本毎月同じ時期に対応しなければなりませんし、作業量的にも結構多いので、極力工数を減らしたい部分なんですね。

例えば、数十人分の給与明細書をドットプリンターで出力するだけでも、ある程度の時間はかかりますし、印字がズレていたら、もう一度同じ作業をやり直さざるを得ない。
こうした非常に無駄な工数が多かったわけです。
もっと効率よく作業を行いたいと考えていました。

まずは話を聞いてみようと思って参加したのがきっかけです

－どのようにして「フォーカス給与明細クラウド」をお知りになりましたか？－

<山口氏>

弥生さんからのメールDMでセミナーのご案内が届きました。
ちょうど今後は紙ではなく電子的な媒体のものに変更していこうと考えていて、社労士専用のシステムで給与明細書をメールで送るタイプのサービスとか、もともとの給与計算のシステム自体をクラウド型のサービスに変更しようかとか…。
いろいろと調べていたところでした。

お客様からの給与明細書の電子化には対応していないのですか？といった問い合わせがあったのも背景にありますが、以前から世の中の流れ的に電子化が進んでいるな、とは感じていましたし、私自身が色々なことを早目早目に進めていきたいといつも思っていましたので、まずは話だけでも聞いてみようと思ってセミナーに参加したのがきっかけです。

サービス自体が使いやすいかどうかも非常に重視しました

－サービスを利用するにあたっての決め手はなんでしたか？－

<山口氏>

いろいろとコストのシミュレーションをしたうえで最終的に利用を決めました。

実際に依頼を請けている給与計算の人数をもとに、引き続き紙で対応した場合と、御社のサービスを使った場合と、他社のサービスを使った場合と。
私は細かく比較するのが好きなので、何人の場合はどうなるかシミュレーションをしたんです。
実はミスとかをしなければ、紙が一番コストがかからないという結果でした。
ただ、実際にはミスは発生するでしょうし、作業の軽減といった面で考えた場合、紙の選択はまずなくなりました。
さらに他社のサービスは割高で…。
最終的に御社のサービスを利用するに至りました。

とにかく、作業の軽減が最大の目的でしたので、サービス自体が使いやすいかどうかも非常に重視しました。

所内の職員も、お客様側も同様に工数が減り、効果はあったと思っています

－サービス導入後の効果はいかがですか？－

<山口氏>

所内の職員も、工数が減りとても楽になったと言っていますし、お客様も同様に、給与明細書を電子化することにより個別の配付作業がなくなったことで非常に楽になった、とのお声もいただいているので、効果はあったと思っています。

また御社から提供いただいている資料を参考に、独自の簡単なマニュアルを作ってご案内していますので、今のところ問題なくご利用いただいていますね。

最後に

セミナーにご参加いただいた際、山口様がお聞きになる内容がとても具体的で、要所要所を突いた質問だった記憶があります。
それと同時に当時、それだけ前向きにサービスの利用をご検討いただいていらっしゃるなと感じた次第です。
結果として今では複数の案件で活用されるまでに至っていますので、弊社としては非常に嬉しい限りです。
この度は業務の合間のお忙しいなか、取材へのご協力をいただきありがとうございました。

事務所紹介

山口社会保険労務士事務所

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